Die GoBD "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt für die für Rechtsklarheit.
Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten und ersetzen ab dem Zeitpunkt ihrer Gültigkeit (01.01.2015) die bisher geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten.
Für die Einhaltung der GoBD ist der Steuerpflichtige verantwortlich.
Die GoBD sind prozessorientiert aufgebaut und folgen dem Verbuchungsprozess, also dem Ablauf der buchführungspflichtigen Transaktionen im Unternehmen. Zuerst werden die allgemeinen Anforderungen und die gesetzlichen Regelungen dargestellt. Darauf folgen Ausführungen zur korrekten Erfassung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und sachlicher Ordnung (vergleiche Ausführungen unter 1.1 und 1.2), Kontrolle, Datensicherheit, Unveränderbarkeit, Aufbewahrung, Nachvollziehbarkeit und Datenzugriff.
Die GoBD sind von allen Buchführungs- beziehungsweise Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Ihre Anwendung beschränkt sich daher nicht nur auf Systeme der doppelten Buchführung. Es sind ausdrücklich auch die steuerlichen Aufzeichnungspflichten eingeschlossen. Auch Unternehmen, die eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen müssen, sind betroffen. Darüber hinaus beziehen sich die GoBD auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung wie z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung.
